プロジェクトマネジメントとは？基本の考え方と進め方

プロジェクトマネジメントとは、決められた期限と限られた人・お金の中で、目的を果たすために、仕事の段取りを決めて最後まで進めることです。何のためにやるのか、どこまでやるのか、いつまでにやるのか、誰がやるのか、どうやって決めるのか。この5つをはっきりさせ、途中でずれたら直しながらゴールまで運ぶのが、プロジェクトマネジメントの仕事です。

この記事では、プロジェクトマネジメントの意味を、毎日の業務との違いから説明します。そのうえで、なぜ必要なのか、基本の進め方、よくあるつまずきを順番に紹介します。

プロジェクトとは？毎日の業務との違い

プロジェクトマネジメントを理解するには、まず「プロジェクト」と「業務」の違いを押さえておくと分かりやすくなります。

• 業務（ルーティン）：毎月の請求、毎日の問い合わせ対応など、同じことを繰り返す仕事。やり方が決まっていて、終わりがない
• プロジェクト：新しい制度づくり、サイトの作り直し、新規事業の立ち上げなど、一度きりの仕事。始まりと終わりがあり、やり方も最初から決まっているわけではない

業務は、決まった手順をうまく回すことが大事です。一方でプロジェクトは、やったことのない仕事を、期限までに形にしなければなりません。だからこそ、段取りを決め、進み具合を見て、ずれを直す役割が必要になります。それがプロジェクトマネジメントです。

なぜプロジェクトマネジメントが大事なのか

プロジェクトは、いくつもの部署や人が関わり、ふだんの業務と並行して進むことがほとんどです。誰かが全体を見ていないと、次のようなことが起きます。

• 何のためにやっているのかが、人によってばらばらになる
• 「ついでにこれも」が積み重なって、いつまでも終わらない
• 決めるべきことが決まらず、会議のたびに同じ話をしている
• 担当者が忙しくなると、いつの間にか止まっている

どれも、能力ややる気の問題ではありません。全体の段取りを決めて動かす人と仕組みがないことが原因です。社内のプロジェクトが止まる理由は、社内プロジェクトが止まる、3つの理由。でも詳しく紹介しています。

プロジェクトマネジメントで決める5つのこと

プロジェクトマネジメントの土台は、始める前に次の5つをはっきりさせることです。

1. 目的：何のためにやるのか

いちばん大事なのが目的です。「サイトを作り直す」は手段で、目的は「問い合わせを増やす」「採用の応募を増やす」のように、その先にあるものです。目的がはっきりしていれば、迷ったときに「それは目的に近づくか」で判断できます。

2. 範囲：どこまでやるのか

やることだけでなく、やらないことも書いておきます。範囲があいまいなままだと、途中で追加の頼みごとが次々に入り、期限も人手も足りなくなります。

3. 期限：いつまでにやるのか

最後の締切だけでなく、途中の節目も決めます。「1か月後に案を決める」「2か月後に試す」のように区切ると、遅れに早く気づけます。

4. 体制：誰がやるのか

誰が何を担当するのかを、名前で決めます。「みんなでやる」は、誰もやらないのと同じになりがちです。ほかの仕事と兼ねる人が多いなら、プロジェクトに使える時間もあわせて確かめておきます。

5. 決め方：誰が、どうやって決めるのか

意見が分かれたときに最後に決めるのは誰か、どんな基準で決めるのかを先に握っておきます。ここが決まっていないと、判断が先送りになり、プロジェクトが止まります。

この5つは、プロジェクトの最初の打ち合わせで確かめておくのが理想です。具体的な進め方はキックオフで、これだけは決めておく5つのこと。にまとめています。

プロジェクトマネジメントの基本の進め方

プロジェクトは、大きく4つの段階で進みます。

1. 立ち上げる：目的・範囲・期限・体制・決め方を決め、関係者でそろえる
2. 計画する：やることを洗い出して小さく分け、順番と担当と期限を決める
3. 進める：定期的に集まって進み具合を確かめ、遅れや困りごとがあれば早めに手を打つ
4. 終える：できたものを確かめ、うまくいったこと・次に直すことを振り返って残す

この中で、実際にいちばん時間を使うのは「進める」段階です。計画どおりに進むプロジェクトはほとんどありません。大事なのは、計画を守り切ることよりも、ずれに早く気づいて直すことです。そのためには、困っていることを気軽に言える場をつくっておくことも欠かせません。言いにくさがプロジェクトに与える影響は、プロジェクトが止まる本当の理由は、「言いにくさ」にある。で紹介しています。

よくあるつまずき

• 計画づくりに時間をかけすぎる：細かい計画を作り込んでも、途中で必ず変わる。節目と担当が決まっていれば、まずは動き出してよい
• 進み具合を確かめる場がない：最初に決めて終わりにすると、遅れに気づくのが締切の直前になる
• 担当者が兼務で手が回らない：プロジェクトのための時間が確保されていないと、通常業務に負け続ける
• 決める人があいまい：全員の合意を待っているうちに、時間だけが過ぎる

社内にプロジェクトを専任で進められる人がいない場合は、進行役を外部に任せるという方法もあります。何を任せられて、何を社内に残すのかは、PM代行とは？社内に専任がいないプロジェクトを進める方法で解説しています。

まとめ

プロジェクトマネジメントは、特別な資格や道具がなくても始められます。目的・範囲・期限・体制・決め方の5つを先に決め、進み具合を定期的に確かめて、ずれたら早めに直す。この基本を押さえるだけで、一度きりの仕事は格段に進めやすくなります。

社内のプロジェクトを前に進めたいけれど、段取りを組んで動かす人が足りない。そんなときは、プロジェクトの進行をまるごとお任せいただけるおまかせPMもご検討ください。まずはお問い合わせからお気軽にご相談ください。