キックオフで、これだけは決めておく5つのこと。

チッピー編集部

キックオフの会議は、思ったより盛り上がった。参加者も前向きで、やることもたくさん出た。それなのに1か月たつと、誰がどこまで進めているのか、分からなくなっている。そんな経験はないでしょうか。

こうなると、「担当者の動きが遅い」「みんな忙しいから仕方ない」と考えがちです。ですが、止まった理由をさかのぼると、多くはキックオフの時点にたどり着きます。その場で決めておくべきことが、決まらないまま走り出していたのです。

キックオフが「顔合わせ」で終わっている

多くのキックオフは、背景の説明、メンバーの紹介、今後の予定の共有で1時間が終わります。関係者が全員そろう貴重な場なのに、決めることがほとんどありません。

決めないまま始まったプロジェクトでは、あとから同じ問いが何度も戻ってきます。「これは誰が決めるのか」「いつまでにやればいいのか」「そもそも何のためにやっているのか」。そのたびに関係者を集め直し、確認し直すうちに、少しずつ勢いが落ちていきます。

キックオフは、あいさつの場ではありません。決めごとをそろえる場です。

最初に決めておくべき理由は、もう1つあります。プロジェクトが進むほど、決めにくくなるからです。

走り出したあとで「実は、決める人がはっきりしていなかった」と分かっても、すでに動いている人の手前、言い出しにくいものです。目的を見直そうとすれば、それまでの作業を否定しているように聞こえてしまいます。

まだ何も始まっていないキックオフの時点が、角を立てずに決めごとを話せる、いちばんのタイミングです。

では、何を決めればいいのか。キックオフで押さえたいのは、次の5つです。

「なぜこのプロジェクトをやるのか」を、参加者全員が同じ1文で言える状態にします。長い背景資料は、あとで読み返されることがほとんどありません。迷ったときに立ち返れるのは、短い1文だけです。

書くときは、手段ではなく、やり終えたあとに何が変わっているかで書きます。「採用サイトを新しくする」ではなく、「応募してくる人に、入社後の働き方が伝わる状態にする」。こう書いておけば、途中で手段を変えることになっても、目的はぶれません。

目的が向かう方向なら、こちらは着地点です。着地点のないプロジェクトは、終わるきっかけがなく、いつまでも続きます。

数字にできるなら、数字で決めます。数字にしにくいテーマなら、「誰が、何を見て、終わったと判断するか」を決めます。たとえば「社長が新しい行動指針を全社に説明し終えた時点」のように、目に見える出来事で決めておくと、終わり方で揉めません。

「部長会で決める」「関係部署と相談して決める」は、決める人を決めていないのと同じです。意見が割れたとき、誰の判断で前に進むのかを、1人の名前で決めます。

その人がキックオフに出ていないなら、日を改めてでも出てもらうほうが近道です。決める人のいない場で決まったことは、あとでひっくり返りやすいからです。

最後の期限だけでは、人は動けません。期限が遠いうちは、どうしても目の前の仕事が優先されるからです。

最後の期限から逆にたどって、月に1回くらいの節目を置き、「この日までに、これができている」を決めておきます。そうすれば、遅れに早い段階で気づけます。

週に1回、同じ曜日の同じ時間に集まる場を決めます。30分で十分です。

ここで扱うのは、進み具合の報告ではなく、「今週決めること」と「困っていること」です。報告だけなら文章で足ります。人が集まる時間は、その場でしか決められないことに使います。

5つすべてが、1回で決まるとは限りません。決める人がその場にいない、目的について意見が割れた、ということもあるでしょう。

そのときに大切なのは、決まったことにして先へ進まないことです。「まだ決まっていないこと」として書き出し、誰がいつまでに決めるのかだけを決めて、キックオフを終えます。

決まっていないことが見えている状態は、決まったふりをしている状態よりも、ずっと健全です。最初の宿題として扱えば、翌週の集まりで片づけられます。

キックオフで何を決めるかを考え、議題をつくり、決まらなかったことを追いかける。これは本来、プロジェクトを進める人の仕事です。ただ、通常業務を抱えた担当者には、そこまで手がまわらないことも少なくありません。

決める人はいるのに、進める人がいない。そんなときは、進める役割だけを、期間を決めて外に任せる方法もあります。キックオフの前から入ってもらえば、決めごとがそろった状態でプロジェクトを始められます。

おまかせPMは、関係者のあいだに立って、プロジェクトを終わりまで進める役割ごとお引き受けするサービスです。これから始まるプロジェクトの進め方に迷ったら、お気軽にご相談ください。