PM代行とは？社内に専任がいないプロジェクトを進める方法

PM代行とは、社内のプロジェクトに外部のプロジェクトマネージャー（PM）が入り、計画づくりから関係者との調整、進行管理までを代わりに担うサービスです。決める人は社内にいるけれど、進める人がいない。そんなときに、進める役割だけを外から足す方法です。

この記事では、PM代行で何を任せられて、何が社内に残るのか、頼む前に決めておくことは何かを、順番に説明します。

PM代行が必要になるのは、どんなときか

プロジェクトが止まる理由は、やる気ではなく、進める人の時間が足りないことがほとんどです。よくあるのは、次のような場面です。

• 担当者が通常業務と兼務していて、プロジェクトに使える時間がない
• やることは決まっているのに、段取りを組んで動かす人がいない
• 社内で初めての取り組みで、進め方そのものが分からない
• 部署をまたぐので、誰も全体を見ていない

どれも、担当者を1人決めれば解決するように見えます。けれど実際には、その人に時間がなかったり、部署をまたいで頼みごとをする立場になかったりして、思ったように動きません。兼務のプロジェクトが止まりやすい理由は、兼務のプロジェクトが、通常業務に負け続けないために。でも詳しく書いています。

コンサルや制作会社とは、何が違うのか

外部の力を借りる方法は、PM代行のほかにもあります。違いは、どこを任せるかです。

• コンサルティング会社：戦略や全体の計画を一緒に考える。計画をつくるところが中心
• 制作・実行のパートナー：決まった施策を、制作や運用の形で実行する
• PM代行：決まった方針をもとに、関係者を動かし、プロジェクトを終わりまで進める

計画はあるのに動かない、実行する人はいるのに全体がまとまらない。そのあいだを埋めるのがPM代行です。

PM代行に任せられること

PMの仕事は、関係者のあいだに立って、目的・段取り・品質・伝達を引き受けることです。PM代行では、たとえば次のようなことを任せられます。

計画と段取り

目的とゴールを確かめ、やることを洗い出し、誰がいつまでに何をするかを決めます。最初にここを整えるだけで、止まっていたプロジェクトが動き出すこともあります。

会議と進行管理

定例の会議を設計して進め、決まったことと宿題を残し、遅れそうなところを早めに見つけて手を打ちます。

関係者との調整

部署をまたぐ頼みごとや、言いにくい催促は、利害の外にいる人のほうが引き受けやすい仕事です。社内の人どうしでは角が立つことも、外のPMなら伝えやすくなります。

社内に残るもの

PM代行に任せても、すべてを手放せるわけではありません。次の3つは、社内に残ります。

1. 決めること：何をやるか、どこまでやるか、予算をどう使うかは、社内の決める人が判断します
2. 目的：なぜこのプロジェクトをやるのかは、会社の側が持ち続けるものです
3. 終わったあとの運用：仕組みをつくったあと、それを回し続けるのは社内の人です

ここをあいまいにしたまま任せると、「外の人が勝手に進めた」「終わったら元に戻った」ということが起きます。任せてよい仕事と、任せてはいけない仕事の線引きは、外部PMに任せてよい仕事、任せてはいけない仕事。にまとめています。

頼む前に決めておくこと

PM代行を頼む前に、社内で次の3つを決めておくと、立ち上がりが早くなります。

• 決める人は誰か：意見が割れたとき、最後に判断する人を1人決めておきます
• いつまでに、どうなっていたいか：期限とゴールが分かれば、そこから逆算して段取りを組めます
• 社内の窓口：外のPMが相談できる社内の担当者を1人置きます

この3つは、キックオフで決めることとも重なります。詳しくはキックオフで、これだけは決めておく5つのこと。をご覧ください。

PM代行でつまずきやすいところ

よくあるのは、任せたあとに社内が関わらなくなることです。PMが会議を設定しても、決める人が出てこなければ、プロジェクトは前に進みません。PM代行は、社内の代わりに決める仕組みではなく、社内が決められる状態をつくる仕組みです。

もう1つは、目的を共有しないまま作業だけを渡すことです。「この資料を作っておいて」のように作業だけを頼むと、それは制作の依頼になります。何のためのプロジェクトかを最初に話しておくと、PMは途中の判断を目的に照らして進められます。

まとめ

PM代行は、決める人はいるのに進める人がいないときに、進める役割を外から足す方法です。計画・進行・調整は任せられますが、決めること、目的、終わったあとの運用は社内に残ります。頼む前に、決める人・期限とゴール・社内の窓口の3つを決めておくと、プロジェクトは早く動き出します。

止まっている理由がまだ分からないときは、社内プロジェクトが止まる、3つの理由。から読んでみてください。

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