兼務のプロジェクトが、通常業務に負け続けないために。

兼務で任されたプロジェクトは、たいてい通常業務に負けます。担当者のやる気が足りないからではありません。負けるようにできているのです。

兼務のプロジェクトが負ける、3つの理由

通常業務には、催促してくる人がいる

取引先からの連絡、上司からの依頼、毎月決まった日の締め。通常業務には、放っておいても誰かが締切を持ってきます。一方で、社内のプロジェクトは、手を止めても誰からも連絡が来ません。

人は、催促されるほうを先にやります。これは性格ではなく、仕組みの問題です。

時間が細切れで、深く考えられない

プロジェクトの仕事には、まとまった時間で考える作業が多くあります。通常業務の合間の15分では、資料を開いて前回の続きを思い出すだけで終わってしまいます。

何をやめるかが、決まっていない

仕事を1つ足すなら、どこかで何かを減らす必要があります。それを決めないまま兼務が始まると、担当者は残業で埋めるしかなくなり、いずれ続かなくなります。

「頑張ればなんとかなる」が、いちばん危ない

兼務を任されたとき、多くの人は「少し無理をすれば、なんとかなる」と考えます。最初の数週間は、実際になんとかなります。やる気のあるうちは、朝の時間や残業で進められるからです。

けれど、通常業務に繁忙期が来たり、急な対応が入ったりすると、真っ先に削られるのはプロジェクトの時間です。1回止まったプロジェクトは、再開するのに余計な力がいります。止まっている時間が長くなるほど、関係者の関心も薄れていきます。

兼務のプロジェクトを守るには、気合いではなく、先に仕組みを用意しておく必要があります。

通常業務に負けないための、3つの工夫

週の中に、プロジェクトの時間を先に取る

空いた時間にやろうとすると、空く時間はやってきません。週に2回、2時間ずつのように、カレンダーに予定として先に入れておきます。その時間は会議を入れない時間として、周りにも伝えておきます。

小さな締切を、人と約束する

催促してくれる人がいないなら、自分でつくります。「金曜日までに、この案を見せます」と誰かと約束すると、それが締切になります。1人で決めた締切より、人と約束した締切のほうが守られます。

上司と、やめることを決める

兼務が決まったら、上司と「このプロジェクトのあいだ、何をやめるか、誰に渡すか」を話します。やめることが1つ決まるだけで、プロジェクトに使える時間がはっきりします。

言い出しにくければ、「このプロジェクトを期限までに終わらせるために」と、プロジェクトの側から切り出すと話しやすくなります。

それでも足りないときは、進める人を足す

ここまでやっても、時間が足りないことはあります。通常業務の量がもともと多い、関係者が多くて調整だけで手一杯になる、といった場合です。

そのときは、プロジェクトを進める役割そのものを、期間を決めて外に任せることも考えます。決めることは社内の担当者に残し、段取り、連絡、会議の準備、手を動かす作業を任せる方法です。

担当者は決めることに集中でき、プロジェクトは通常業務と時間を取り合わずに前に進みます。1人ぶんの手を、期間を決めて足すイメージです。

おまかせPMは、社内に決める人はいるけれど進める人がいない、というときに、プロジェクトを進める役割ごとお引き受けするサービスです。兼務で手がまわらないプロジェクトがあれば、ご相談ください。