外部PMに任せてよい仕事、任せてはいけない仕事。

チッピー編集部

社内のプロジェクトを、外のPMに頼もうか迷っている。けれど、どこまで任せていいのか分からない。全部任せたら、社内に何も残らないのではないか。逆に、結局こちらでやることが多いなら、頼む意味がないのではないか。そう迷っているうちに、時間だけが過ぎていくことはないでしょうか。

外のPMに頼んでうまくいくかどうかは、PMの腕だけで決まるわけではありません。頼む前に「どこまで任せるか」の線が引けているかどうかで、結果は大きく変わります。

任せ方がずれると、どちらに転んでもうまくいかない

任せ方がずれたときの失敗は、2つの方向に分かれます。

1つは、任せすぎる失敗です。目的の置き方も、どちらの案を選ぶかも、外のPMに決めてもらう。進みは早くなりますが、プロジェクトが終わってPMが抜けると、社内には「なぜそうしたのか」を説明できる人が残りません。決めたことが根づかず、しばらくすると元に戻ってしまいます。

もう1つは、任せなさすぎる失敗です。「社内の事情は外の人には分からないから」と、連絡も調整も社内の担当者が抱えたまま、PMには進み具合の表をつくってもらうだけ。担当者の忙しさは変わらず、頼んだ効果が見えないまま期間が終わります。

では、どこに線を引けばいいのか。基準は1つです。決めることは社内に残し、進めることは外に出す。

決めることとは、目的、優先順位、最後の判断のように、結果に責任を持つ人にしかできない仕事です。進めることとは、決まったことを段取りに落とし、人に動いてもらい、終わりまで運ぶ仕事です。

通常業務を抱えた担当者の時間を奪っているのは、たいてい後者のほうです。

何を、どの順番で、いつまでにやるか。この組み立ては、似た取り組みを経験した人が組むほうが、抜けや無理が少なくなります。社内の担当者は、組まれた段取りを見て「この時期は繁忙期なので無理」「この順番だと承認が間に合わない」と、社内の事情で直す役にまわります。

部署をまたぐプロジェクトでは、連絡と確認と催促だけで、担当者の時間の多くが消えていきます。同じ会社の人に何度も催促するのは、気もつかうものです。利害の外にいる人からの確認は角が立ちにくく、頼まれる側も応じやすくなります。

議題をまとめ、資料をそろえ、終わったら「何が決まって、誰が何をするか」を残す。地味な仕事ですが、ここが抜けると、同じ話し合いを何度もくり返すことになります。

資料の下書き、制作会社とのやりとり、進み具合の表の更新。やることが決まっていて、あとは手を動かすだけの作業も、任せられます。

このプロジェクトで何を目指すのか。ほかの仕事とぶつかったとき、どちらを先にするのか。これは、会社の事情を知り、結果に責任を持つ人にしか決められません。外のPMにできるのは、決めるための材料をそろえるところまでです。

案が2つに割れたとき、どちらに進むかを決めるのは社内の人です。外のPMが決めてしまうと、あとで「あれは外の人が決めたこと」になり、社内に根づきません。

誰を担当にするか、働きをどう評価するか、取引先とどんな条件で約束するか。こうした判断は、会社として引き受けるものです。外のPMは、判断に必要な情報を整理して、判断する人に渡します。

線を引いたら、社内で1つだけ用意しておくものがあります。決める人の時間です。

外にPMを頼んでも、決める人の時間はゼロにはなりません。週に30分でいいので、判断のための時間を先にカレンダーに押さえておきます。PMはその30分に向けて材料をそろえ、決まったことをすぐに段取りへ戻します。

この時間がないと、PMが用意した判断材料が何日も止まり、結局プロジェクト全体が止まります。任せたのに進まないとき、原因はたいていここにあります。

決めることは社内で、進めることは外で。この分け方ができていれば、外のPMが入っていたあいだに、社内には「何を、なぜ決めてきたか」がきちんと残ります。PMが抜けたあとも、その経緯をもとに次の判断ができます。

任せる範囲を決めるのは、頼む前の準備のように見えて、実はプロジェクトの最初の意思決定です。

おまかせPMは、決める人はいるけれど進める人がいない、というときに、プロジェクトを進める役割ごとお引き受けするサービスです。どこまで任せるかの線引きから、ご相談いただけます。