採用がうまくいかないとき、プロジェクトとして見直すこと

採用がうまくいかないとき、最初に疑われるのは求人媒体や、求人票の書き方です。もちろんそこに原因があることもあります。けれど、媒体を変えても、文面を直しても、状況が変わらないことは少なくありません。

そういうときは、採用を「募集の作業」ではなく「ひとつのプロジェクト」として見直すと、止まっている場所が見えてきます。目的があり、関わる人がいて、期限があり、途中で振り返りながら進める。採用も、プロジェクトの進め方がそのまま当てはまる仕事です。

採用が「作業」になっていると、うまくいかない

採用が作業として扱われているとき、よく見られる状態があります。

• 求人を出すことが目的になっていて、出したあとの流れを誰も見ていない
• 人事の担当者がひとりで抱えていて、現場の人は面接の日だけ呼ばれる
• 「いい人がいたら」と言われていて、いつまでに何人という形になっていない
• 不採用や辞退が続いても、理由を振り返る場がない

どれも、担当者の頑張りが足りないから起きているわけではありません。採用を進めるための決めごとが、そもそも置かれていないことが原因です。プロジェクトが止まる理由とよく似ています（→ 社内プロジェクトが止まる、3つの理由。）。

見直すこと1：求める人物像を、関わる人でそろえる

採用がうまくいかない理由で、いちばん多いのがここです。人事、現場の責任者、経営者が、それぞれ別の人を思い浮かべたまま、選考が進んでいます。

こんなサインが出ていたら

• 一次面接で通した人が、二次面接で「思っていた人と違う」と言われる
• 不採用の理由が、面接官によってばらばら
• 求人票の「求める人物像」が、誰にでも当てはまる言葉になっている

最初の一手

関わる人を集めて、「この人が入社して半年たったとき、どんな仕事をしていてほしいか」を話し合います。経験年数や資格のような条件から入るのではなく、入社後の場面から考えると、人によって思い浮かべていた姿の違いがはっきりします。

そのうえで、「これがないと難しい」ことと、「あればうれしい」ことを分けて書き出します。必須の条件が多すぎると、合う人がいても応募の段階で離れてしまいます。

見直すこと2：誰が、どこまで責任を持つのかを決める

採用には、思っている以上に多くの人が関わります。求人を出す人、応募を確かめる人、面接の日程を組む人、面接をする人、合否を決める人、内定を伝える人。この流れのどこかに担当のいないすき間があると、そこで応募者が止まります。

こんなサインが出ていたら

• 応募から最初の連絡までに、何日もかかっている
• 面接のあと、合否を決めるのに1週間以上かかる
• 選考の途中で辞退する人が多い

最初の一手

応募から内定までの流れを1枚に書き出し、それぞれの段階に担当者の名前と、何日以内に進めるかの目安を入れます。とくに大事なのは、合否を決める人を名前で決めておくことです。決める人があいまいなままだと、ほかの会社に先に決められてしまいます。

面接をする現場の人には、「何を見てほしいのか」を前もって伝えておきます。忙しい中で急に面接を頼まれると、その場の印象だけで判断しがちになるからです。

見直すこと3：期限と、途中の目安を置く

「いい人がいたら採りたい」は、期限のないプロジェクトと同じです。急ぐ理由がないので、選考は後回しになり、判断も先送りになります。

こんなサインが出ていたら

• 募集を始めてから、何か月たったのか誰も答えられない
• 応募は来ているのに、面接に進む人がほとんどいない
• 採用できていないことが、会議の話題にのぼらない

最初の一手

「いつまでに、何人」を決めます。そのうえで、途中の目安を置きます。たとえば、月に何人と面接できていれば間に合うのか。応募の数、面接に進んだ数、内定を出した数、承諾してもらえた数を、毎週同じ形で見られるようにしておくと、どこで止まっているのかが早く分かります。

数字は、うまくいっていないことを責めるために見るのではありません。打つ手を決めるために見ます。応募が少ないなら届け方を、面接に進む人が少ないなら書類で見ている基準を、辞退が多いなら選考の速さや伝え方を見直します。

見直すこと4：振り返りの場を、先に予定に入れる

採用は、一度で正解にたどり着くことのほうが少ない仕事です。だからこそ、途中で振り返り、やり方を変えていくことが欠かせません。

最初の一手

関わる人が集まる短い場を、2週間に1回など先に予定に入れておきます。話すことは3つだけで十分です。

1. この2週間で、どこまで進んだか
2. どこで止まっているか、それはなぜか
3. 次の2週間で、何を変えるか

不採用や辞退の理由も、ここで共有します。「条件が合わなかった」で片づけずに、どの段階で、何が合わなかったのかを残しておくと、求める人物像や伝え方を直す手がかりになります。言いにくいことほど、この場で早めに出せるようにしておくことが大切です（→ プロジェクトが止まる本当の理由は、「言いにくさ」にある。）。

採用を始める前に、キックオフをする

ここまでの4つは、採用を始める前にまとめて決めておくのがいちばん楽です。関わる人が一度集まり、何のために採用するのか、どんな人を求めているのか、誰が何を担当するのか、いつまでに何人か、いつ振り返るのかを確かめ合います。

新しいプロジェクトを始めるときのキックオフと、やることはほとんど同じです（→ キックオフで、これだけは決めておく5つのこと。）。最初に30分から1時間かけておくと、途中で「思っていたのと違う」と言われる回数がぐっと減ります。

まとめ：採用は、進め方で結果が変わる

採用がうまくいかないときは、媒体や文面を変える前に、採用をひとつのプロジェクトとして見直してみてください。

• 求める人物像を、関わる人でそろえる
• 応募から内定までの流れに、担当と目安の日数を入れる
• 「いつまでに、何人」と途中の目安を置く
• 振り返りの場を、先に予定に入れる

どれも特別なことではありません。ただ、通常の業務と並行して、人事の担当者ひとりで進めるには負担が大きいのも事実です。採用の流れ全体を見て、段取りを回す人がいるかどうかで、同じ媒体、同じ求人でも結果は変わってきます。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。採用のように、大事なのに担当者ひとりに任されがちな取り組みがあれば、どこで止まっているのかの整理から、ご相談ください。