PMOとは？PMとの違いと、置くべきタイミング

PMO（Project Management Office）とは、プロジェクトがうまく進むように、横から支える役割や組織のことです。一つひとつのプロジェクトを率いるのがPM（プロジェクトマネージャー）だとすれば、PMOは、PMやプロジェクトチームが動きやすくなるように、進め方をそろえたり、状況を見える形にしたり、手が回らない事務を引き受けたりします。

この記事では、PMOとPMの違いを場面で説明したうえで、PMOの種類、具体的な仕事、置くべきタイミングの見分け方、置くときのつまずきを順番に紹介します。小さな会社でPMOを考えるときの現実的な形にも触れます。

PMとPMOの違い

いちばん大きな違いは、責任を持つ範囲です。

• PM：担当するプロジェクトの目的を果たす責任を持つ。計画を立て、メンバーを動かし、ずれたら手を打つ
• PMO：プロジェクトが進みやすい土台を整える責任を持つ。進め方の型をつくり、状況を集めて見える形にし、PMを支える

たとえば、ある会社で社内システムの入れ替えと、新しい営業資料づくりの2つのプロジェクトが同時に動いているとします。それぞれのPMは、自分のプロジェクトを期限までに終わらせることに集中します。一方でPMOは、2つのプロジェクトの進み具合を同じ形で並べて経営者に伝えたり、同じ担当者に作業が重なっていないかを確かめたり、定例会議の進め方や議事録の型をそろえたりします。

PMが「このプロジェクトをどう進めるか」を考える人なら、PMOは「プロジェクトがうまく進む状態をどうつくるか」を考える人です。PMの役割そのものは、プロジェクトマネージャー（PM）の役割とは？仕事内容を場面で解説で詳しく紹介しています。

PMOの3つの型

PMOと一口に言っても、どこまで関わるかで性格が大きく変わります。プロジェクトマネジメントの知識体系をまとめたPMBOKガイドでは、関わり方の強さによって、次のような型に分けて説明されています。

支援型：求められたときに手を貸す

計画書や議事録のひな形を用意する、過去のプロジェクトの資料を整理して使えるようにする、困ったときの相談に乗る。PMの判断には立ち入らず、道具と知恵を貸す関わり方です。最初に置くなら、この型がいちばん始めやすい形です。

管理型：決めた進め方を守ってもらう

会社として決めた進め方や報告の形を、各プロジェクトに守ってもらう関わり方です。毎週の状況報告を同じ形で集める、節目ごとに確認の会を開く、といったことを担います。プロジェクトが多くなり、ばらばらの進め方では全体が見えなくなったときに必要になります。

指揮型：プロジェクトそのものを率いる

PMOがPMを任命したり、プロジェクトの進め方を直接決めたりする、関わりのいちばん強い型です。会社の重要なプロジェクトを、一か所でまとめて動かしたいときにとられます。

どの型が正しいということはありません。大切なのは、自分たちのPMOがどの型なのかを、PMやメンバーと共有しておくことです。支援型のつもりで置いたPMOが、いつの間にか報告を細かく求め始めると、現場には「監視が増えた」と受け取られます。

PMOの具体的な仕事

PMOが担う仕事は、おおまかに次の4つに分けられます。

1. 進め方をそろえる：計画書、課題の一覧、議事録、進捗報告などの型をつくり、どのプロジェクトでも同じ形で使えるようにする
2. 状況を見える形にする：各プロジェクトの進み具合、止まっているところ、困りごとを集めて、決める人が一目で分かる形にまとめる
3. 人と時間の重なりを見る：同じ人に作業が集中していないか、複数のプロジェクトの山場が重なっていないかを確かめ、調整を提案する
4. PMの手を空ける：会議の日程調整、資料の取りまとめ、議事録づくりなど、PMが抱えがちな事務を引き受ける

4つ目は地味に見えますが、効き目が大きい仕事です。PMが事務に追われると、関係者と話す時間や、ずれに気づいて手を打つ時間がなくなります。PMOが事務を引き受けることで、PMは判断と調整に時間を使えるようになります。

PMOを置くべきタイミング

PMOは、最初から置かなければならないものではありません。次のようなサインが出てきたら、置くことを考えるタイミングです。

こんなサインが出ていたら

• 同時に動いているプロジェクトが3つ以上あり、どれがどこまで進んでいるのかを経営者が把握できていない
• プロジェクトごとに報告の形がばらばらで、比べたり優先順位をつけたりできない
• 同じ人が複数のプロジェクトを兼ねていて、山場が重なると両方が止まる
• PMが議事録や日程調整に追われ、本来の判断に時間を使えていない
• 前のプロジェクトでつまずいたことが、次のプロジェクトでもくり返されている

反対に、プロジェクトが1つだけで、PMに時間の余裕があるなら、PMOを別に置く必要はありません。PMOを置くこと自体が目的にならないように、どのサインを解決したいのかを先に決めておきます。

小さな会社では、兼ねてよい

PMOというと、専任の部署を思い浮かべるかもしれません。けれど、社員が数十人規模の会社で、専任のPMO担当を置くのは現実的ではないことがほとんどです。小さな会社では、次のような形で十分に役目を果たせます。

• 経営企画や管理部門の誰かが、週に数時間だけPMOの役を受け持つ
• PMの一人が、ほかのプロジェクトの状況も集めて経営者に伝える役を兼ねる
• まずは「進捗報告の型」と「月に1回の全体の確認の会」だけを決めて始める

兼ねるときに気をつけたいのは、PMOとしての時間を予定に先に入れておくことです。通常業務と同じように「空いた時間にやる」と決めると、忙しい時期にまっさきに消えてしまいます。社内に担える人がいない場合は、この役割だけを外に任せる方法もあります（→ PM代行とは？社内に専任がいないプロジェクトを進める方法）。

PMOを始めるときの進め方

PMOを置くと決めたら、いきなり全部を整えようとせず、次の順番で小さく始めます。

1. 解決したい困りごとを1つ決める：「全体の進み具合が見えない」「同じ人に仕事が集中する」など、上のサインから1つ選ぶ
2. 進捗報告の型を1枚つくる：まずは全プロジェクトで同じ項目をそろえる
3. 全体を確かめる場を決める：月に1回、経営者と各PMが集まり、止まっているものと決めてほしいことだけを話す
4. 3か月たったら振り返る：困りごとが減ったか、型が重すぎないかを確かめ、足すか減らすかを決める

進捗報告の型は、次の5つの項目くらいで十分です。

• 今月の目標と、実際にどこまで進んだか
• 予定より遅れているもの、その理由
• 止まっているもの、何を待っているのか
• 決めてほしいこと、いつまでに
• 来月に向けて、人や時間が足りないところ

項目を少なくしておくと、PMが書く手間も、読む経営者の手間も小さくなります。続けて回るようになってから、必要な項目を足していきます。

PMOを置くときのつまずき

報告を集めるだけの部署になる

いちばん多いつまずきです。各プロジェクトから報告を集めて経営者に渡すだけで、止まっているところに手を打たない。これでは現場の手間が増えるだけで、PMOが嫌がられる原因になります。集めた情報をもとに、何を決めてもらう必要があるのかまで整理して渡すことが、PMOの価値です。

型を押しつけすぎる

進め方をそろえることは大切ですが、すべてのプロジェクトに同じ細かさを求めると、小さなプロジェクトほど負担が重くなります。プロジェクトの大きさに合わせて、最低限そろえることと、任せてよいことを分けておきます。

PMとの役割の線引きがあいまい

PMOがPMの判断に口を出しすぎると、誰が責任者なのかが分からなくなります。最初に「PMOは何を決めてよく、何はPMが決めるのか」を言葉にして共有しておきます。決める人をはっきりさせることは、どんなプロジェクトでも土台になります（→ プロジェクトマネジメントとは？基本の考え方と進め方）。

まとめ：PMOは、プロジェクトが進みやすい土台をつくる役割

PMOとは、PMやプロジェクトチームが動きやすくなるように、横から支える役割です。

• PMはプロジェクトの目的に責任を持ち、PMOは進みやすい土台に責任を持つ
• 関わり方の強さで、支援型・管理型・指揮型に分けられる。自分たちの型を共有しておく
• 仕事は、進め方をそろえる、状況を見える形にする、人と時間の重なりを見る、PMの手を空けるの4つ
• プロジェクトが増えて全体が見えなくなったら、置くことを考える
• 小さな会社では、兼務や一部の役割からでよい

PMOは、プロジェクトの数が増えたときに、会社全体として前に進む力を保つための役割です。まずは小さく、解決したい困りごとを1つ決めて始めるのが近道です。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。プロジェクトが増えて全体が見えなくなってきたときは、どこから整えるかの整理から、ご相談ください。