カンバンとは？チームの仕事を見える化する方法

カンバンとは、チームの仕事を「やること」「やっていること」「終わったこと」のような列に分けて並べ、一枚のボードで見えるようにする方法です。仕事を一つずつカードにして、進み具合に合わせて左から右へ動かしていきます。誰が何をしているのか、どこで仕事が止まっているのかが、ボードを見るだけで分かるようになります。

この記事では、カンバンの意味と、なぜチームの仕事に効くのかを説明します。そのうえで、列の分け方、仕掛かりを増やしすぎないこつ、毎日の見方、始めるときによくあるつまずきを紹介します。

カンバンとは？基本の形

カンバンのいちばん基本の形は、3つの列です。

• やること：これから取りかかる仕事
• やっていること：いま誰かが手を動かしている仕事
• 終わったこと：完了した仕事

仕事は一枚ずつカードにして、担当者の名前を書いておきます。取りかかったら「やっていること」へ、終わったら「終わったこと」へ動かします。ホワイトボードと付箋でも、タスク管理のツールでもかまいません。大事なのは道具ではなく、チーム全員が同じボードを見ていることです。

なぜカンバンがチームの仕事に効くのか

止まっている仕事が見える

仕事が進まない理由の多くは、誰かの返事待ちや、決める人の判断待ちのような「止まっている時間」です。ところが、止まっている仕事は、本人以外からは見えにくいものです。カンバンでは、同じ列にずっと残っているカードがすぐに目につくので、止まっている場所に早く気づけます。

抱えすぎに気づける

「やっていること」の列に、一人の名前のカードが何枚も並んでいたら、その人は仕事を抱えすぎています。口頭の報告では「大丈夫です」と返ってきても、ボードを見れば一目で分かります。

報告のための時間が減る

ボードを見れば進み具合が分かるので、「あの件どうなっている？」と聞いて回る時間や、報告のための資料をつくる時間が減ります。会議では、ボードを見ながら、止まっているものだけを話せば済むようになります。

列の分け方

まずは3列で始め、必要になったら足していきます。たとえば、次のような列がよく使われます。

• 確認待ち：手は動かし終えたけれど、誰かの確認や承認を待っている
• 止まっている：返事待ちや判断待ちで、自分では進められない
• 今週やること：「やること」の中から、今週取りかかるものだけを出しておく

とくに「確認待ち」と「止まっている」の列は効果が大きい列です。仕事が止まる理由の多くは、手を動かす時間ではなく、待っている時間にあるからです。待ちが見えるようになると、誰に何をお願いすればよいかがはっきりします。

ただし、列を増やしすぎると、カードをどこに置けばいいかで迷うようになります。列は、チームの全員が迷わず置ける数にとどめます。

仕掛かりを増やしすぎない

カンバンでいちばん大事な考え方が、「やっていること」に置けるカードの数に上限を決めることです。たとえば、一人あたり同時に進めるのは2枚まで、と決めます。

上限がないと、新しい仕事が来るたびに手をつけてしまい、どれも途中のまま積み上がります。全部が少しずつ進んでいるように見えて、実際には何も終わらない状態です。上限を決めると、新しい仕事に手をつける前に、いまの仕事を終わらせることを考えるようになります。

上限に達しているのに急ぎの仕事が入ったときは、どれを後ろに回すのかを、決める人と一緒に決めます。こうしたやり取りが生まれること自体が、カンバンの効き目です。

毎日の見方

カンバンは、つくっただけでは役に立ちません。毎日見て、動かすことで効いてきます。おすすめは、毎朝10分ほど、チームでボードの前に集まることです。見る順番は、右から左です。

1. 終わりそうなものはどれか：「確認待ち」の列から見て、あと一押しで終わるものを先に片づける
2. 止まっているものはどれか：同じ列に何日も残っているカードを見つけ、何を待っているのか、誰に頼めば動くのかを話す
3. 次に何をやるか：上限に空きがあるときだけ、「やること」から新しいカードを取る

右から見るのは、「始めること」より「終わらせること」を先に考えるためです。全員の進み具合を一人ずつ報告する場にはしません。止まっているものと、手助けが要るものだけを話します。

よくあるつまずき

カードの大きさがばらばら

半日で終わるカードと、1か月かかるカードが混ざっていると、ボードの動きから進み具合が読めません。大きすぎる仕事は、数日で終わる大きさに分けてからカードにします。仕事の分け方は、WBSとは？抜け漏れなく、細かすぎない作り方の考え方がそのまま使えます。

ボードが更新されない

カードが動いていないボードは、すぐに誰も見なくなります。毎朝の短い集まりでボードを動かすことを習慣にし、ボードと実際の仕事がずれないようにします。

止まっているカードを、そのままにする

止まっているものが見えても、手を打たなければ意味がありません。止まっている理由が「決める人がいない」「担当があいまい」「時間がない」のどれなのかを見極めて、手を打ちます。止まる理由の見分け方は、社内プロジェクトが止まる、3つの理由。で紹介しています。

まとめ：カンバンは、止まっているところを見えるようにする道具

カンバンとは、チームの仕事を列に並べて、進み具合を一枚のボードで見えるようにする方法です。

• まずは「やること」「やっていること」「終わったこと」の3列から始める
• 「確認待ち」「止まっている」の列で、待っている時間を見えるようにする
• 「やっていること」に置けるカードの数に上限を決める
• 毎朝、右から左へ見て、終わらせることと止まっているものを先に話す

カンバンは、仕事を速くする魔法ではありません。どこで止まっているのかを見えるようにして、手を打つきっかけをつくる道具です。見えたものに手を打つ人がいるかどうかで、効き目は大きく変わります。

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