生成AIを業務で使う。社内ルールと始め方

生成AIを業務で使うことは、もう特別なことではなくなりました。文章の下書き、会議のメモの整理、アイデア出し、調べものの入り口。うまく使えば、毎日の仕事の手間をぐっと減らせます。

一方で、会社として使い始めるときには、決めておかないと困ることがいくつかあります。何を入れてよいのか。出てきたものを誰が確かめるのか。どの仕事から使い始めるのか。この記事では、生成AIを業務で使うときの社内ルールの考え方と、始め方を順番に紹介します。

生成AIとは？業務で使うときに知っておきたいこと

生成AIとは、文章や画像などを、指示に応じて新しくつくり出すAIのことです。質問に答えたり、文章を要約したり、下書きを書いたりできます。

業務で使うときに押さえておきたいのは、次の2つの性質です。

• もっともらしい間違いをすることがある：事実と違う内容を、自信のある言い方で返すことがあります。出てきたものは、そのまま正しいとは限りません
• 入れた情報の扱いは、サービスや設定によって違う：入力した内容がどう保存され、どう使われるかは、使うサービスや契約の形で変わります

この2つを踏まえると、社内ルールで決めるべきことが見えてきます。「入れてよいもの」と「確かめ方」です。

なぜ社内ルールが必要なのか

ルールがないまま使われ始めると、次のどちらかになりがちです。

• 人によって使い方がばらばらで、知らないうちに入れてはいけない情報が入力されている
• 何が許されているのか分からないので、誰も使わない

どちらも、会社にとってもったいない状態です。ルールは、使うことを止めるためではなく、安心して使えるようにするために置きます。「ここまでは自由に使ってよい」がはっきりしていると、使う人も迷わずに済みます。

社内ルールで決めておく4つのこと

1. 使ってよいサービスと、その設定

会社として使うサービスを決めます。同じサービスでも、個人向けと法人向けで、入力した内容の扱いが違うことがあります。どのサービスを、どの契約で、どの設定で使うのかを決め、それ以外は業務で使わないことにしておくと、管理がしやすくなります。サービスの規約や設定は変わることがあるので、最新の内容は各サービスの公式の案内で確かめてください。

2. 入れてよい情報、入れてはいけない情報

いちばん大事なのがここです。たとえば、次のように分けておくと判断しやすくなります。

• 入れてよい：公開されている情報、社外に出しても困らない一般的な内容
• 入れる前に相談する：社内だけの資料、まだ発表していない計画
• 入れない：お客様や社員の個人情報、取引先から預かった情報、契約で外に出さないと約束している情報

迷ったときに誰に聞けばよいのかも、あわせて決めておきます。個人情報や契約の扱いは、会社の担当者や専門家に確かめてから決めてください。

3. 出てきたものを、誰が確かめるか

生成AIが出したものは、あくまで下書きです。社外に出す文章、数字が入る資料、事実を述べる内容は、必ず人が確かめてから使うことにします。「使った人が最後まで責任を持つ」と決めておくと、確かめる人があいまいになりません。

確かめるときは、とくに数字、固有名詞、日付、引用に気をつけます。もとの資料と照らし合わせられないものは使わない、と決めておくと迷いません。

4. 困ったときの相談先と、ルールの見直し

使っていると、ルールに書いていない場面が必ず出てきます。そのときに相談できる人と場所を決めておきます。あわせて、ルールを見直す時期も先に決めておきます。使い方が広がるにつれて、最初のルールでは足りなくなるからです。

生成AIを業務で使い始める進め方

ルールが決まったら、いきなり全社で広げるのではなく、小さく始めます。

1. 使う仕事を1つ選ぶ：毎週くり返していて、時間がかかっていて、間違えても取り返しがつく仕事から選ぶ。会議メモの整理、メールの下書き、社内向け資料のたたき台など
2. 使う人を決める：最初は数人で始め、使い方のこつを集める
3. 効果を測る：その仕事にかかっていた時間が、どれくらい変わったか。質は落ちていないか
4. うまくいった使い方を共有する：頼み方の例や、確かめ方のこつを、社内で見られる場所にまとめる
5. 次の仕事に広げる：効果が確かめられたら、使う仕事と人を少しずつ増やす

小さく試して、効果を測って、広げる。この進め方は、AIの導入をプロジェクトとして進めるときの基本でもあります（→ AI導入が「試しただけ」で終わらないための進め方）。

よくあるつまずき

ルールが厳しすぎて、誰も使わない

心配な点を全部ふさごうとすると、使える場面がほとんどなくなります。「入れてはいけないもの」をはっきりさせたうえで、それ以外は使ってよいとするほうが、結果として安全に使われます。

導入しただけで、使い方を教えない

アカウントを配っただけでは、使う人と使わない人の差が広がるだけです。うまく使えている人の頼み方を共有したり、短い勉強会を開いたりして、使い方を広げる時間をとります。

担当者が決まっていない

ルールづくりも、使い方の共有も、見直しも、誰かが進めないと止まります。生成AIの活用を進める担当者を決め、何をいつまでにやるのかを決めておきます。始めるときに関わる人で集まり、目的と進め方を確かめておくと、途中で止まりにくくなります（→ キックオフで、これだけは決めておく5つのこと。）。

まとめ：安心して使えるルールから始める

生成AIを業務で使うときは、使うことを止めるルールではなく、安心して使えるルールから始めます。

• 使ってよいサービスと設定を決める
• 入れてよい情報、入れてはいけない情報を分ける
• 出てきたものは、使った人が確かめてから使う
• 相談先と、ルールを見直す時期を決める
• 1つの仕事から小さく始めて、効果を測ってから広げる

生成AIは、道具を入れただけでは定着しません。使い方を広げ、ルールを育てていく人と仕組みがあって、はじめて毎日の仕事に根づいていきます。

おまかせPMは、社内に進める人がいないプロジェクトを、進める役割ごとお引き受けするサービスです。生成AIの活用を始めたいけれど、進める人がいないときは、何から手をつけるかの整理から、ご相談ください。